كيف تزيد الإنتاجية في العمل ؟
كيف تزيد الإنتاجية في العمل ؟
ما هو شعورك عندما يشارف وقت عملك على الانتهاء؟ قد تكون ممن يشعرون بالرضى والراحة رغم أنهم يكونون قد قضوا يوماً طويلاً وشاقاً من العمل، ولكنهم في نهاية المطاف تمكنوا من إنجاز مهامهم على أكمل وجه، ومن هنا يأتي شعورهم بالراحة والرضى عن الذات، فإن كنت حقاً منهم فاعلم أنك شخص منتج ومجتهد، وأما إن انتهى وقت عملك والأوراق والمشاريع غير المنجزة مكدسة على طاولتك، وشعرت بالسخط من ذلك المشهد، فاعلم أن إنتاجيتك في حالة حرجة وتحتاج نوعاً ما لعملية إنعاش، ولكن ما مفهوم الإنتاجية ، وكيف يمكن أن تزيد من إنتاجيتك؟ وهل من عادات تساعدك في رفع مستوى إنتاجيتك؟ وما الفوائد التي ستجنيها من الإنتاجية العالية؟ سنحاول الإجابة عن هذه الأسئلة من خلال هذه المقالة.
مفهوم الإنتاجية :
يشير مفهوم الإنتاجية إلى طريقة قياس الكفاءة، ففي السياق الاقتصادي يشير مصطلح الإنتاجية إلى كيفية قياس الخرج القادم من وحدات الدخل، أما في الحياة عموماً يمكن أن نفهم الإنتاجية على أنها إنجاز الكثير من الأعمال في أقل وقت ممكن، بمعنى آخر هو أن تحصل على ما تريد في أقل وقت وجهد ممكن.
إليك بعض النصائح لزيادة إنتاجيتك:
أن تزيد من إنتاجيتك لا يعني بالضرورة أن تزيد أن تجهد نفسك أكثر، بل اعمل بذكاء وليس بعناءwork smarter, not harder:
1-توقف عن القيام بمهام متعددة في آنٍ واحد: أظهرت نتائج أحد الأبحاث أن الإنتاجية تنقص بمقدار 40% عندما يقوم الشخص بعدة مهام في وقتٍ واحد، كما توصلت دراسة لجامعة(ساكس) في المملكة المتحدة أن قيامك بمهام متعددة في آنٍ واحد قد يتسبب بأذية للدماغ. لذلك من الأفضل أن تركّز على إنجاز مهمة واحدة ثم الانتقال إلى مهمة أخرى.
2-اكتب قائمة بالمهام في كل ليلة: كتابة قائمة بالمهام الواجب عليك إنجازها حسب أولوياتها هي من أكثر الوسائل نفعاً في تنظيم عملك، لأنها تساعدك على التركيز وتمنع ذهنك من التشتت، وتترك في نفسك شعوراً بالرضى حين تنظر إليها بعد أن تنجز عدداً كبيراً منها أو حين تنجزها كلها. ولكن احذر أن تطيل قائمة المهام بل ليتناسب عدد المهام مع وقتك وجهدك.
3-ابتعد عن المشتتات: عندما تبدأ بالعمل حاول أن تبتعد عن أي شيء يشتت ذهنك ويلهيك عن إنجاز المهام المنطوة بك، فمثلاً قد تكون من مدمني وسائل التواصل الاجتماعي، ويدفعك الفضول كل حين أن تقرأ كل الإشعارات التي تصلك، عندها سيضيع الكثير من وقتك دون أن تشعر، لذلك من الأفضل ألّا تفتح بريدك الالكتروني أو فيسبوك أو توتير أو أي من وسائل التواصل الاجتماعي. فجودة الإنتاجية تحتاج إلى الكثير من التركيز في العمل.
4-مارس بعض التمارين الرياضية البسيطة في الاستراحات: أظهرت الدراسات أن النشاط البدني يعزّز من وظيفة الدماغ، ويساعد على رفع المقدرة على التركيز والإبداع. فلا بأس من ممارسة بعض التمارين الرياضية البسيطة في استراحات العمل القصيرة.
5-كن متفائلاً: بيّنت دراسة لجامعة (ماستريخت) حول التفاؤل والأداء أن الأشخاص المتفائلين كانوا أكثر إنتاجاً من غيرهم في نفس المجموعة التجريبية، فالشعور الإيجابي يدفعك إلى العمل وتحقيق المزيد من الإنجازات.
6-خذ قسطاً كافياً من النوم: لقلة النوم آثار سلبية على أدائنا الوظيفي، وذلك لأن النوم غير الكافي يؤدي إلى نقص في التركيز وضعف في الذاكرة وفي القدرة على التفكير المنطقي، وكل ذلك يؤثر سلباً على إنتاجيتك، لذلك من الأفضل أن تنام ساعات كافية والتي تقدر من 6 إلى 8 ساعات للإنسان البالغ.
7-ابدأ بالمهام الأصعب: عندما تنظر إلى قائمة المهام المطلوب منك إنجازها في كل يوم اختر المهمة الأصعب والأكثر تحدياً لك من تلك المهام، فمتى أنجزت المهام الأصعب وأزحتها عن طريقك ستشعر بالارتياح وتقدم على إنجاز باقي المهام.
8-اتبع “قاعدة الدقيقتين”: تحدث الكاتب (ديفيد ألينDavid Allen) وهو كاتب ومستشار في مجال الإنتاجية في كتابه الأكثر مبيعاً (إنجاز الأشياء(Getting Things Done عن “قاعدة الدقيقتين” التي تقول أنه إن كان لديك مهام معلّقة أو مؤجلة ولا يستغرق إنجازها أكثر من دقيقتين أنجزها فوراً، إن اتباع مثل هذه الاستراتيجية في إدارة الوقت من شأنها أن تساعدك على التخلص من عادة المماطلة وبالتالي تزيد من إنتاجيتك اليومية.
9-استثمر وقتك جيداً: استثمر الوقت الذي تقضيه في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي بما يعود بالنفع عليك، مثلاً في قراءة الكتب أو مواكبة آخر التقنيات في مجال تخصصك أو عملك، أو توسيع دائرة علاقاتك المهنية والاستفادة من تجارب الآخرين وغير ذلك.
10-كن منظماً في عملك: أظهرت دراسات أن الأشخاص المنظمين والذين يكون مكان عملهم مرتب ومنظم هم فعّالون في العمل أكثر من أولئك الفوضويين والذي يعملون في أماكن تعمّ فيها الفوضى، وذلك لأن الفوضى تحدّ من قدرة الدماغ على التركيز ومعالجة المعلومات، مما يؤدي إلى الشعور بالإجهاد والإرهاق. فحاول أن تحافظ على مكتبك أو مكان عملك مرتب ونظيف قبل أن تبدأ بالعمل لترفع من سوية إنتاجيتك.
11-وضع جدول زمني: حاول أن تقدّر المدة الزمنية التقريبية التي تحتاجها لإنجاز المهمة المطلوبة منك، فوضع جدول زمني يحفزك على المزيد من العمل لإنجاز المهمة في الوقت المطلوب، كما يساعدك على التخلص من عادة المماطلة والتأجيل.
12-كافئ نفسك: المكافأة تحفّز على المزيد من الإنجاز والعمل وتزيد من الإنتاجية، حتى وإن لم تجد من يكافئك فكافئ نفسك، فالتحفيز الذاتي هو من أفضل الاستراتيجيات في الإنجاز وأكثرها فعالية.
بعض العادات السيئة التي تؤثر على إنتاجيتك:
ثمة عادات سيئة تتبعها فتؤثر بشكل كبير على أدائك وإنتاجيتك، ومن هذه العادات:
- عدم تنظيم الوقت أو عدم وضع جدول زمني للعمل.
- السهر حتى وقت متأخر وعدم نيل قسط كافي من النوم.
- المماطلة وتأجيل إنجاز المهام المترتبة عليك.
- إنجاز المهام البسيطة أولاً وتأجيل المهام الصعبة لوقتٍ آخر.
- إضاعة الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي دون فائدة تُرجى.
- الرد الفوري على البريد الالكتروني أثناء العمل وكلما ظهرت الإشعارات.
- العمل بشكل متواصل دون نيل قسط من الراحة بين فترة وأخرى.
- القيام بمهام متعددة والإصرار على إنجازها في وقت واحد.
ما الفوائد التي تجنيها من زيادة الإنتاجية ؟
الحصول على إنتاجية عالية هو هدف أي رجل أعمال أو شركة أو مؤسسة، وذلك لأهميتها الكبيرة في زيادة كمية المنتجات وجني المزيد من الأرباح، فما الفوائد التي يمكن أن تنجيها من رفع سوية إنتاجيتك:
- تضمن الإنتاجية العالية من الاستخدام الأمثل للموارد، وازدياد كمية الإنتاج وانخفاض التكلفة وزيادة الأرباح.
- تساهم الإنتاجية العالية في تخفيض سعر المنتجات المباعة في الأسواق وذلك لتوفر تلك المنتجات بشكل مستمر.
- تساهم الإنتاجية العالية في رفع أجور العاملين.
- كسب المزيد من الزبائن والعملاء وزيادة الإقبال على المنتجات أو الخدمات المقدمة.
- الحصول على سمعة جيدة للشركة أو المؤسسة.
- تساعد الإنتاجية العالية على تحسين ظروف العمل للعاملين.
لم يفت الأوان بعد لتزيد من إنتاجيتك وتجني المزيد من الفوائد والأرباح، نظم وقتك جيداً وتخلص من العادات السلبية التي تقف في طريقك، ولا تنس أن تكافئ نفسك بعد كل مهمة تنجزها.
بعض المراجع:
https://www.thebalancesmb.com/top-ways-to-increase-productivity-2948669
http://15five.com/blog/4-scientifically-proven-methods-increase-productivity/
https://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
